内容証明とは？どんなときに送る？内容証明郵便の基本を行政書士が解説
本記事執筆・監修：大阪府行政書士会所属 行政書士 泉 翔嵐（フォンス行政書士事務所代表）
内容証明郵便とは
内容証明郵便とは、郵便局が「いつ、誰から誰に、どのような内容の文書を送ったか」を証明してくれる郵便サービスです。
普通郵便やメール、LINEと違い、送った文書の内容が記録として残ります。
たとえば、相手方に対して、
お金を支払ってほしい
契約を解除したい
クーリングオフをしたい
退職の意思を伝えたい
今後の連絡や接触を控えてほしい
こちらの意思を正式な文書で伝えたい
という場合に、内容証明郵便が使われることがあります。
ただし、内容証明郵便は、相手に何かを強制する制度ではありません。
内容証明を送っただけで、相手が必ず支払う、必ず契約が解除される、必ずこちらの言い分が認められる、というものではありません。
内容証明郵便の基本的な役割は、こちらが相手方に対して、いつ、どのような内容の通知をしたのかを記録に残しやすくすることです。
フォンス行政書士事務所では、内容証明郵便の文案作成・発送代行に対応しています。
初回相談は無料です。
「内容証明を送るべきか分からない」という段階でも、お気軽にご相談ください。
内容証明で証明できること・できないこと
内容証明郵便で証明できるのは、主に次のようなことです。
いつ文書を差し出したか
誰から誰に送ったか
どのような内容の文書を送ったか
つまり、内容証明郵便を使うことで、「そのような内容の文書を送った」という事実を残しやすくなります。
一方で、内容証明郵便には限界もあります。
内容証明郵便は、文書に書いた内容が真実であることを証明するものではありません。
たとえば、「相手に50万円を貸した」と書いた内容証明郵便を送っても、それだけで本当に50万円を貸したことが証明されるわけではありません。
また、「慰謝料を請求します」と書いて送っても、それだけで慰謝料が当然に認められるわけではありません。
内容証明郵便は、あくまで通知や請求の内容を記録に残すための手段です。
そのため、内容証明を送るときは、強い言葉を並べるよりも、事実関係、請求内容、支払期限、通知の目的を冷静に整理することが大切です。
内容証明はどんなときに送る？
内容証明郵便は、さまざまな場面で使われます。
代表的なものとして、次のようなケースがあります。
売掛金、貸金、未払金を請求したい
業務委託費や報酬を請求したい
敷金の返還を求めたい
未払賃金、退職金、解雇予告手当を請求したい
クーリングオフを通知したい
契約解除や解約の意思を伝えたい
借金の消滅時効を援用したい
退職の意思を正式に伝えたい
迷惑行為や接触を控えてほしいと通知したい
団体やサービスから脱退・退会したい
相手方とのやり取りを記録に残したい
共通しているのは、「後から、言った・言わないになりそうな場面」です。
口頭やLINEだけでは、相手方から「聞いていない」「正式な通知とは思わなかった」と言われる可能性があります。
そのような場合に、内容証明郵便で正式に通知しておくことで、こちらの意思表示を記録として残しやすくなります。
ただし、すべてのトラブルで内容証明を送ればよいわけではありません。
相手方がすでに明確に争っている場合や、交渉・裁判・調停が必要な場合は、行政書士ではなく弁護士への相談が適切です。
内容証明を送るメリット
内容証明郵便を送るメリットは、主に次の3つです。
通知した内容を記録に残せる
内容証明郵便を使うと、どのような文書を送ったのかを記録として残しやすくなります。
請求や解約、退職、クーリングオフ、時効援用など、通知した日や内容が重要になる場面では、この点が大きな意味を持ちます。
相手に正式な通知として受け止めてもらいやすい
内容証明郵便は、通常の手紙やメールよりも、相手方に正式な通知として受け止められやすい方法です。
特に、行政書士名義・職印付きで送付する場合、専門家が関与していることも相手方に伝わります。
ただし、行政書士名義で送ったからといって、相手方が必ず支払いに応じる、必ず解約に応じる、というものではありません。
感情的なやり取りを避けやすい
トラブルの相手方と直接やり取りをすると、感情的になってしまうことがあります。
内容証明郵便で、事実関係と求める内容を整理して伝えることで、感情的な電話やLINEの応酬を避けやすくなる場合があります。
内容証明を送る前に確認すべきこと
内容証明郵便を送る前には、次の点を確認しておくことが大切です。
相手方の氏名・住所・会社名
内容証明郵便を送るには、相手方の住所や会社所在地が必要です。
相手方の住所が分からない場合、内容証明郵便を送ること自体が難しいことがあります。
会社宛に送る場合は、会社名、所在地、代表者名、担当部署などを確認します。
何を求めたいのか
内容証明郵便では、相手に何を求めるのかを明確にする必要があります。
たとえば、
いくら支払ってほしいのか
いつまでに支払ってほしいのか
どの契約を解除したいのか
どのような行為を控えてほしいのか
どのような回答を求めたいのか
を整理しておきます。
ここが曖昧なままだと、相手方に「何を求められているのか分からない」と受け取られる可能性があります。
証拠や資料があるか
内容証明郵便は、文書内容の真実性を証明する制度ではありません。
そのため、契約書、請求書、領収書、LINE、メール、写真、振込履歴など、事実関係を確認できる資料があるかを整理しておくことが大切です。
資料がないまま強い表現で通知すると、相手方から反発されたり、争いが大きくなったりすることがあります。
紛争になっていないか
相手方がすでに請求を拒否している場合や、法的な争いになっている場合は、行政書士では対応できないことがあります。
相手方に弁護士が付いている場合、示談交渉が必要な場合、裁判や調停を検討している場合は、弁護士への相談が適切です。
内容証明を自分で作る場合と専門家に依頼する場合
内容証明郵便は、ご自身で作成して送ることもできます。
郵便局のルールに従い、文面を作成し、必要な部数を用意すれば、自分で差し出すことも可能です。
ただし、内容証明郵便では、文面の内容が重要です。
自分で作成する場合、次のような点に注意が必要です。
感情的な表現になっていないか
脅迫的・威圧的な表現になっていないか
請求内容が明確になっているか
支払期限や回答期限が整理されているか
事実関係を断定しすぎていないか
内容証明郵便としての形式が整っているか
行政書士や弁護士に相談すべき内容ではないか
専門家に依頼するメリットは、文面を冷静に整理できることです。
フォンス行政書士事務所では、事情をお聞きしたうえで、事実関係、通知内容、支払期限、回答期限などを整理し、内容証明郵便として使いやすい文案を作成します。
また、作成・発送代行フルサポートプランでは、行政書士名義・職印付きで内容証明郵便を送付できます。
フォンス行政書士事務所の料金
フォンス行政書士事務所では、内容証明郵便の作成について、利用しやすい料金設定を設けています。
原案のみ作成プラン：7,700円（税込）
内容証明郵便の原案を作成し、データで納品するプランです。
ご自身で印刷・発送される方や、とにかく費用を抑えて専門家に文面だけ整えてほしい方に向いています。
修正は2回まで無料で対応します。
なお、このプランでは、作成代理人としての行政書士名の記名はいたしません。
作成・発送代行フルサポートプラン：11,000円（税込）
原案作成から内容証明郵便の発送、配達証明・謄本の整理までをまとめて代行するプランです。
行政書士名義・職印付きで送付できるため、専門家が関与した正式な通知として相手方に伝えたい方に向いています。
郵送料は行政書士報酬とは別に必要です。
「自分で郵便局に行くのが不安」
「文案だけでなく発送まで任せたい」
「行政書士名義・職印付きで送りたい」
このような方には、フルサポートプランをおすすめします。
オプションサービス
必要に応じて、次のオプションもご利用いただけます。
オプション | 料金 |
|---|---|
お客様の住所を伏せて配送オプション | 5,500円（税込） |
また、相手方にご自宅住所を知られたくない場合には、当事務所の住所を連絡先として記載する方法を検討できる場合があります。
事案によって適切な記載方法が異なりますので、ご希望の場合は個別にご相談ください。
行政書士が対応できること
フォンス行政書士事務所では、内容証明郵便について、次のようなサポートを行っています。
事情のヒアリング
事実関係の整理
通知したい内容の整理
内容証明郵便の文案作成
必要に応じた文案の修正対応
行政書士名義・職印付きでの送付
配達証明付きでの発送
発送後の謄本・配達証明の整理
全国からのご相談対応
初回無料相談
対応地域は全国です。
大阪府内の方はもちろん、遠方の方でも、公式LINE等で事情をお聞きしながら進めることができます。
「内容証明を送るべきか」
「原案のみでよいか、発送代行まで依頼すべきか」
「行政書士に依頼できる内容か」
このような段階からご相談いただけます。
行政書士が対応できないケース
行政書士は、内容証明郵便の文案作成や発送代行に対応できます。
ただし、相手方との代理交渉や紛争対応はできません。
次のような場合は、弁護士への相談をおすすめします。
相手方が請求を明確に拒否している
すでに争いになっている
相手方に弁護士が付いている
示談交渉や和解交渉が必要
裁判、調停、労働審判などを検討している
相手方から反論が来ている
法的に請求できるか判断してほしい
代理人として相手方と交渉してほしい
フォンス行政書士事務所で対応できるのは、紛争性が顕在化していない段階での内容証明郵便の文案作成・発送代行です。
「まずは正式な文書で通知したい」という段階であれば、対応できる場合があります。
代表者紹介
所属：大阪府行政書士会
登録番号（日行連）：26260887
会員番号（大阪会）：009471
フォンス行政書士事務所の代表、行政書士の泉 翔嵐（いずみ つばさ）です。
内容証明郵便は、ただ強い言葉を書けばよい文書ではありません。
事実関係を整理し、相手に何を求めるのかを明確にし、感情的・威圧的になりすぎない文面に整えることが大切です。
当事務所では、ご相談者様のお話を丁寧にお聞きしたうえで、内容証明郵便として適切な文案を作成します。
また、行政書士として対応できる範囲と、対応できない範囲も明確にお伝えします。
「自分で書くのは不安」
「相手にどう伝えればよいか分からない」
「費用を抑えながら、専門家に文案を整えてほしい」
このような方にも相談しやすい事務所でありたいと考えています。
よくある質問
内容証明を送れば、必ず相手は支払ってくれますか？
いいえ。内容証明郵便を送ったからといって、必ず相手が支払うわけではありません。
内容証明郵便は、支払いを強制する制度ではなく、こちらの請求や通知内容を正式な形で残すための手段です。
内容証明は自分でも送れますか？
はい。ご自身で作成して送ることもできます。
ただし、文面が感情的になったり、請求内容が曖昧になったりすると、相手方に伝わりにくくなる場合があります。
文案に不安がある場合は、行政書士に依頼することで、内容証明郵便として使いやすい形に整えやすくなります。
内容証明と配達証明は違いますか？
内容証明は、どのような内容の文書を送ったかを証明する制度です。
配達証明は、郵便物が配達された事実を証明する制度です。
内容証明郵便を送る場合は、配達証明を付けることで、文書の内容だけでなく、相手方に届いた事実も残しやすくなります。
行政書士名義で送ることはできますか？
はい。作成・発送代行フルサポートプランでは、行政書士名義・職印付きで内容証明郵便を送付できます。
ただし、行政書士は相手方との代理交渉はできません。
料金はいくらですか？
原案のみ作成プランは7,700円（税込）です。
作成・発送代行フルサポートプランは11,000円（税込）です。
郵送料は別途必要です。
全国対応できますか？
はい。内容証明郵便の作成・発送代行は全国対応しています。
大阪府内の方はもちろん、遠方の方も公式LINE等でご相談いただけます。
まとめ
内容証明郵便とは、いつ、誰から誰に、どのような内容の文書を送ったのかを記録として残しやすくする郵便サービスです。
お金の請求、契約解除、クーリングオフ、退職意思の通知、各種申入れなど、後から「言った・言わない」になりそうな場面で利用されます。
ただし、内容証明郵便を送っただけで、相手に支払いを強制できるわけではありません。
また、文書の内容が真実であることを証明するものでもありません。
大切なのは、事実関係と通知内容を整理し、相手に伝わる文面にすることです。
フォンス行政書士事務所では、内容証明郵便の文案作成・発送代行に対応しています。
原案のみ作成プランは7,700円（税込）。
作成・発送代行フルサポートプランは11,000円（税込）です。
「内容証明を送りたいが、自分で作るのは不安」
「安い費用で専門家に文案を整えてほしい」
「行政書士名義・職印付きで正式な通知を送りたい」
このような方は、フォンス行政書士事務所へご相談ください。
初回相談は無料です。
内容証明郵便についてお困りの方は、公式LINEからお気軽にお問い合わせください。